‘Minutes of Meeting’, Bagaimana Cara Membuatnya?

Untuk memastikan tak ada hal penting yang terlewat didokumentasikan, setiap meeting mesti mempunyai minutes of meeting (MOM). Catatan rapat ini seyogyanya dibuat secara terstruktur, rapi, dan dikerjakan oleh satu orang. 

Jika minutes of meeting ini absen, maka sangat mungkin timbul kesalahan, bahkan berpotensi mengulang kembali perbincangan. Alhasil, momen meeting kamu jadi tak efektif dan efisien. Kamu enggak mau, kan, repot-repot mengulang meeting?

Tulisan ini membahas apa itu minutes of meeting dan bagaimana cara yang tepat dalam membuatnya? 

Apa Itu Minutes of Meeting?

Dikutip dari Indeed.com, minutes of meeting adalah catatan yang dibuat selama meeting berlangsung. Sebagai catatan tertulis resmi, itu dibuat supaya pembahasan penting dalam rapat bisa terekam dan diaplikasikan dengan baik.

Baca Juga: Apa itu ‘Zoom Fatigue’ dan Bagaimana Cara Menghadapinya?

Di setiap rapat, biasanya ada satu orang yang ditujuk untuk membuat catatan ini. Ia harus dipastikan mampu dalam mencatat hasil rapat dengan cepat, serta andal meringkas seluruh hal penting dalam rapat.

Catatan ini nantinya akan diberikan kepada semua peserta rapat, termasuk ke pemimpin perusahaan. Karena itulah minutes of meeting harus dibuat dengan benar.

Catatan ini biasa berisikan tujuan rapat, apa saja ide yang didapat, lalu kesimpulan.

Fungsi Minutes of Meeting

Jadi, apa fungsi dari MOM ini? Jawabannya sebenarnya sederhana, yaitu menjadi pengingat buat para peserta rapat.

Setelah rapat selesai dan kembali ke ruangan masing-masing, setiap peserta umumnya akan disibukan dengan pekerjaan yang lain. Itulah yang bisa menyebabkan mereka jadi lupa dengan apa yang sudah dirapatkan sebelumnya.

Baca Juga: Dear Karyawan, Kamu Layak Dapat Insentif Jika…

Jenis Minutes of Meeting

Menurut Eafinder.com, minutes of meeting yang akan kamu susun itu tergantung pada jenis meeting-nya. 

1. MOM untuk rapat formal

Jenis rapat yang formal misalnya rapat tahunan atau rapat umum pemegang saham, maka MOM perlu dibuat lebih dibuat dengan lebih teliti. Pun, perlu memperhatikan bahasa penulisan dan struktur dengan baik.

Namun, biasanya perusahaan sudah menyiapkan template minutes of meeting untuk rapat formal.

2. MOM untuk rapat Informal

Rapat ini yang umumnya diadakan mingguan atau bulanan dan yang sering kamu ikuti. Dalam hal ini, kamu bisa membuatnya tidak perlu menggunakan bahasa yang baku. Namun, catatan tersebut harus tetap berisi informasi yang akurat serta detail.

Cara Membuat Minutes of Meeting

Sebenarnya cara untuk membuat minutes of meeting di setiap perusahaan pasti berbeda-beda. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebijakan di tempat kerja kamu sekarang. Dikutip dari Thebalancecareers.com, umumnya MOM dapat dibuat dalam tiga langkah berikut ini.

1. Sebelum Rapat Dimulai

Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu kamu persiapkan dan salah satunya adalah alat yang nyaman kamu pakai untuk menulis MOM.

Ada banyak opsi yang bisa kamu pilih, misalnya memakai laptop, smartphone, atau cukup menggunakan buku catatan.

Sebaiknya, kamu memilih alat yang paling nyaman kamu gunakan untuk menulis dengan cepat. Selain itu, pastikan pula gawai yang kamu pilih bisa berfungsi dengan baik.

Persiapkan juga buku catatan dan pulpen untuk cadangan, jaga-jaga apabila ada kendala pada gawai yang kamu pakai.

Baca Juga: Rupa-rupa Manajemen di Tempat Kerja, Kantormu Tipe Mana?

Setelah menentukan alat yang akan kamu gunakan dalam membuat catatan, sebaiknya kamu membaca terlebih dahulu agenda rapat nantinya. Cari tahu apa yang akan dibahas, sehingga kamu mempunyai gambaran lebih jelas.

2. Saat Rapat Berlangsung

Waktu rapat sudah dimulai, kamu akan disibukan dengan proses mencatat. Supaya kamu bisa mencatat dengan lancar, kamu tidak perlu mencatat semua yang disampaikan oleh peserta rapat. Kamu cukup membuat semacam ringkasan dari pembahasan tersebut yang berisikan poin-poin penting.

Selain itu, pastikan juga kamu mengenal nama dari setiap peserta agar dapat mengetahui siapa yang sedang berbicara, serta menuliskan nama mereka yang memberikan ide. Hal ini pastinya akan memudahkan kamu dalam membuat catatan.

3. Setelah Rapat

Sesudah rapat, kamu perlu merapikan lagi catatan yang sudah kamu buat. Biasanya karena terlalu cepat menuliskannya biasanya akan ada salah pengetikan.

Pada hasil akhir minutes of meeting, jangan lupa menuliskan nama perusahaan, jabatan setiap peserta, jenis rapat, serta tujuan rapat. Lalu, baca kembali catatan yang sudah dibuat agar tidak ada typo.

Selain itu, kamu bisa meminta bantuan peserta yang lain untuk memeriksa apakah ada poin yang lupa kamu catat.

Terakhir, kamu bisa menyerahkan hasil minutes of meeting kepada atasan kamu atau orang yang bertanggung jawab dalam rapat tersebut.