Menyelaraskan hidupmu dan waktu bekerja adalah pekerjaan sulit di zaman ini. Menyeimbangkannya, dan mengelola waktumu jadi efektif, adalah tantangan berat buat kebanyakan orang. Tapi, ada salah satu cara teknik manajemen waktu sederhana yang bisa kamu coba, namanya timeboxing.
Timeboxing merupakan cara simpel dalam mengelola waktu supaya produktivitas kerja kamu meningkat. Cara ini juga bisa menghindarkan kamu dari multitasking yang sering dianggap sebagai faktor penghalang produktivitas. Lantas, apa sebenarnya timeboxing?
Pengertian Timeboxing
Dikutip dari How To Use Timeboxing To Achieve Hyper Productivity, timeboxing merupakan cara untuk mengatur waktu dan tugas yang bersifat goal-oriented atau berfokus pada target. Strategi ini bisa membantu kamu menentukan apa yang harus dilakukan, kapan, dan untuk berapa lama, serta menilai bagaimana hasilnya supaya bisa dimaksimalkan.
Baca Juga: Apa itu ‘Peak Performance’ di Dunia Kerja, Bagaimana Mencapainya
Ketika membuat timebox, kamu perlu mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini akan membuat kamu jadi lebih sadar akan waktu yang dihabiskan, dan apa yang perlu dikerjakan.
Orang-orang sering salah memahami timeboxing dengan time blocking, yang lebih berfokus pada membatas-batasi waktu untuk bermacam aktivitas.
Sementara timeboxing akan memaksa kamu lebih fokus pada tujuan menyelesaikan suatu pekerjaan dalam kurun waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
Tidak cuma bermanfaat sebagai alat time management pribadi, timeboxing juga sering digunakan oleh para project manager untuk mengatur deadline project dan meeting.
Tipe Timeboxing
Setidaknya terdapat dua jenis timeboxing, yaitu hard timeboxing dan soft timeboxing. Dua tipe ini dapat dibedakan dari cara mengakhiri waktu. Pada saat soft time boxes berakhir, kamu akan memberikan toleransi waktu sampai pekerjaan atau kegiatan tersebut dapat selesai. strategi dirasa lebih cocok bila kamu belum tahu pasti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Bila kamu memberlakukan hard timeboxing, kamu akan memberhentikan total dan kamu akan mengambil waktu istirahat sebelum akhirnya memulai pekerjaan atau meeting berikutnya. Jenis strategi yang satu ini lebih cocok dipakai untuk kamu yang cenderung perfeksionis.
Manfaat Timeboxing
Beberapa manfaat timeboxing yang bisa kamu peroleh adalah sebagai berikut.
- Konsentrasi jadi meningkat
Dengan menyiapkan alokasi waktu untuk mengerjakan pekerjaan A, kamu secara tidak langsung memberi perintah ke otak, kalau sekarang ini harus berkonsentrasi pada pekerjaan A saja, bukan multitasking tugas B, C, dan D.
Sebaliknya, bila tidak melakukan timeboxing, kamu akan jadi gampang terdistraksi dengan beban kerja lain.
- Mengurangi kebiasaan menunda pekerjaan
Apakah kamu termasuk orang yang suka menunda pekerjaan? Jika ya, timeboxing merupakan salah satu cara yang bisa membantu kamu, agar tidak lagi menunda pekerjaan. Salah satu faktor mengapa kamu suka menunda adalah karena menyepelekan tingkat kemudahan suatu pekerjaan.
Baca Juga: Apa itu ‘Fatigue Management’: Tips Atasi Lelah Berlebih di Tempat Kerja
Setelah sadar kalau satu pekerjaan ternyata butuh waktu yang tidak sedikit, pasti akan memberikan dorongan ke kamu untuk segera mengerjakannya.
- Menghindari sikap perfeksionis yang berlebih
Kamu mungkin ingin setiap pekerjaan yang dikerjakan bisa sempurna. Namun, perfeksionis yang berlebihan juga tidak bagus untuk produktivitasmu. Kamu akan terus menerus berada di satu pekerjaan, jadinya pekerjaan yang jadi tidak selesai.
Lalu, bagaimana cara untuk menilai seberapa bagus kualitas pekerjaanmu? Kamu dapat mengevaluasi pekerjaan dengan catatan setelah pekerjaanmu selesai, atau meminta feedback dari rekan kerja atau atasan.
Cara Membuat Time Boxing
Biarpun terlihat sederhana, ada berapa hal yang perlu kamu perhatikan, supaya strategi time management ini bisa berjalan dengan efektif. Berikut ini beberapa tips yang bisa kamu lakukan.
- Jangan lupa untuk istirahat sejenak
Kesalahan paling umum waktu menerapkan timeboxing adalah tidak menyediakan waktu istirahat sama sekali. Padahal, tidak ada time management yang punya tujuan membuat seseorang jadi burnout.
Jadi, tidak masalah untuk istirahat sebentar, misalnya selama 5 menit setiap 20 sampai 30 menit sekali. Ini perlu agar kamu tidak malah jadi stres dan overwhelmed.
Selain itu, waktu istirahat ini juga berguna untuk mengistirahatkan mata dari layar komputer.
- Membuat calendar blocking
Waktu memulai timeboxing, kamu bisa melakukan calendar blocking. Menurut Life Hack, How To Master Timeboxing For Increased Productivity, Caroline Dougoud, yang merupakan Productivity and Lifestyle Design Coach, menyatakan kalau calendar blocking merupakan suatu hal yang penting, karena membuat kamu jadi punya gambaran berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Cara yang paling sederhana kamu dapat menggunakan Google Calendar atau aplikasi sejenisnya. Cobalah untuk menyusun pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam satu hari. Lalu, berapa lama masing-masing pekerjaan tersebut bisa diselesaikan.
- Membuat to-do list ke dalam kalender
Caroline Dougoud juga mengatakan kalau sebaiknya jangan cuma menuliskan agenda di calendar blocking untuk satu hari saja. Namun, kamu dapat mencoba menyusunnya untuk hari-hari kedepannya, dengan membuat dengan membuat to-do list untuk hari berikutnya.
Baca juga: 7 Manfaat Olahraga Jalan Pagi Sebelum Berangkat Kantor
Hal ini bisa membantu kamu untuk mendapatkan gambaran besar mengenai apa yang perlu dikerjakan pada hari itu. Waktu di hari H, kamu jadi tidak akan kebingungan. Selain itu, cara ini juga dapat membantu kamu supaya tidak ada pekerjaan yang terlewat.
- Jauhkan diri dari apa pun yang membuat distraksi
Saat kamu sedang mengerjakan pekerjaan, cobalah untuk menjauhkan diri dari apapun yang membuat kamu terdistraksi. Karena jadwal yang terstruktur pun tidak dapat membuat waktumu lebih maksimal, kalau kamu masih tergoda dengan gangguan atau distraksi.
Kamu dapat mematikan notifikasi handphone selama sedang mengerjakan tugas tersebut. Kamu juga perlu menjauhkan beberapa hal atau benda yang bisa menjadi gangguan. Dengan begitu, semua pekerjaanmu bisa terselesaikan sesuai jadwal di calendar blocking.
- Menyalakan timer
Saat sedang bekerja dan sudah terlalu fokus, mungkin saja kamu bisa jadi lupa dengan jadwal yang sudah dibuat sebelumnya di calendar blocking. Oleh karena itu, Caroline Dougoud menyarankan untuk selalu menyalakan timer waktu sedang bekerja.
Dengan begitu, saat timer menyala, kamu dapat pindah ke pekerjaan yang selanjutnya. Selain itu, timer pun dapat kamu setel 10 sampai 15 menit sebelum kamu harus mulai bekerja kembali. Sehingga kamu bisa mempersiapkan diri dan menjauhkan semua distraksi sebelum memulai pekerjaan.
Demikian pembahasan lengkap mengenai timeboxing. Hal yang harus kamu ingat waktu meningkatkan kemampuan time management adalah tidak memaksakan satu teknik pada diri sendiri.
Kalau memang teknik timeboxing adalah strategi yang kurang pas diterapkan untukmu, tak apa untuk mencoba strategi lain yang dirasa lebih efektif.
